Joel's Blog

本週跟部門同樣負責日本線的"前輩"Anita學業務時，她多次提醒我要「善用你的電話」。

如同之前提過的，我們的工作是負責和客戶方面的聯繫，以及和廠內許多單位之間的聯繫。譬如說客戶e-mail規格書請我們評估的時候，我們要在系統上提出相關的申請。申請的進度在系統上看得到，可以知道目前進行到哪一個階段，負責的人是誰等等。其他單位的人絕對不會只負責處理我所負責的客戶而已，當然也包括其他客戶，所以在跑流程的過程中，難免需要等待的時間。通常客戶提出要求的時候，會希望在幾個工作天之內完成。若是無法順利完成的話，得向客戶說明原因。當然，這種情況不能一而再、再而三地發生，所以盯緊自己業務的進度滿重要的。因此，公司配給每個人的手機就成為重要的即時溝通工具。

我前幾天照著Anita的要求把相關資料整理好，e-mail給其他部門的人。本以為盡到告知的義務就沒事了，可是Anita發現到了隔天對方依舊沒有處理，因此打電話問對方才發現，對方的e-mail有很多未處理的案子，所以還沒看到我們寄的那封。但是，這件事情有點緊急，因此就請她將該案列為優先處理。

工作時收到的e-mail非常多，包括與客戶的信件往返、與廠內其他部門的信件往返、公司的公告和通知、申請系統的處理進度(系統自動發信)等等。手邊的業務多而雜，因此如果妥善地安排工作順序和時間，如何掌握這些工作的進度狀況，是工作時要學習的重要能力之一。手機的一項重要功能便是強化業務進度的掌控。

我平常不愛講話，很少打手機，有好幾個月手機費比月租費還少。但是由於工作環境的關係，公司的手機很常使用。目前還沒正式接客戶，等到真正接了之後，相信聯絡會更加頻繁。